Política de Privacidade TOOU

Introdução

Bem-vindo ao Online Booking Tool - OBT TOOU, um aplicativo desenvolvido para atender às necessidades da sua empresa e seus colaboradores. Ao utilizar o sistema, você concorda com os seguintes Termos de Uso e Política de Viagem. Recomendamos que leia atentamente todas as cláusulas aqui estabelecidas.

Definição de Administrador

Sua empresa deverá designar um Administrador do Sistema, que será o principal responsável pela gestão e administração do OBT TOOU dentro da organização. Esse Administrador será direcionado ao nosso time comercial para realizar o primeiro cadastro como administrador do contrato. Após o cadastro inicial, o Administrador terá total autonomia para gerenciar o sistema.

Cadastro e Perfis de Usuários

O Administrador poderá cadastrar os usuários do sistema de forma individual ou automática, utilizando nossa matriz de carga. Além disso, o Administrador poderá selecionar os perfis dos usuários de acordo com a matriz de perfis predefinidos, que são alinhados às necessidades da empresa. Este processo, que anteriormente era realizado apenas pelo nosso time de implantação, agora está ao alcance do Administrador, proporcionando maior agilidade e controle.

Personalização e Identidade Visual

O OBT TOOU permite que sua empresa personalize o sistema conforme sua identidade visual e marca. A empresa pode solicitar ao time TOOU a alteração de cores e outros elementos visuais para que o sistema esteja alinhado com sua marca. Esse processo de ativação é rápido e eficiente, garantindo que o aplicativo esteja pronto para uso de acordo com as especificações da empresa.

Acesso ao Sistema

Após o processamento das informações fornecidas pelo Administrador, os usuários receberão os acessos ao sistema via e-mail, conforme os perfis designados. Cada usuário terá funcionalidades específicas na tela principal, de acordo com seu perfil, seja ele viajante, gestor ou outro.

Motor de Busca e Funcionalidades

O OBT TOOU oferece um motor de busca inteligente que facilita a localização dos serviços necessários para as viagens da sua companhia. A tecnologia de busca inteligente permite que os usuários encontrem rapidamente as melhores opções ao simplesmente descreverem o que precisam. Além disso, o sistema conta com uma jornada assistida para suporte, disponível via chat, WhatsApp ou central de ajuda.

Gestão de Despesas e Relatórios

O OBT TOOU simplifica o processo de solicitação de adiantamentos, criação de relatórios de despesas e acompanhamento do status das solicitações financeiras em tempo real. Os usuários podem carregar os comprovantes de despesa diretamente na ferramenta e gerar seus relatórios posteriormente.

Atualizações e Melhorias

O OBT TOOU está em constante evolução para melhor atender às necessidades de sua empresa. Quaisquer atualizações ou melhorias no sistema serão comunicadas ao Administrador e, quando aplicável, aos usuários finais.

Responsabilidades do Usuário

Cada usuário é responsável por utilizar o sistema de forma correta e de acordo com as políticas internas da empresa. O compartilhamento indevido de acessos ou a utilização inadequada do sistema poderá resultar na suspensão ou cancelamento do acesso, conforme as políticas internas de sua empresa.

Suporte Técnico

A equipe do OBT TOOU está à disposição para oferecer suporte técnico e auxiliar no uso do sistema. O suporte pode ser acessado via chat, WhatsApp ou central de ajuda conforme a necessidade.

Aceitação dos Termos

Ao utilizar o OBT TOOU, você confirma que leu, compreendeu e concorda com estes Termos de Uso e Política de Viagem. Caso não concorde com algum termo, solicitamos que entre em contato com o Administrador da sua empresa ou com o time TOOU antes de continuar utilizando o sistema.

Objetivo da Coleta e Tratamento de Dados Pessoais

O objetivo principal da coleta e tratamento de dados pessoais no OBT TOOU é proporcionar uma experiência de uso personalizada e eficiente para sua empresa e seus colaboradores. Isso inclui:

• Gerenciamento de viagens corporativas;
• Facilitação de buscas e reservas de serviços relacionados a viagens;
• Processamento de relatórios de despesas e adiantamentos;
• Suporte técnico e atendimento ao cliente;
• Personalização do sistema de acordo com a identidade visual da empresa;
• Melhorias contínuas no sistema com base no uso e feedback dos usuários.

Conformidade com os Requisitos Legais: Consentimento e Finalidade

O OBT TOOU está comprometido em cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis de proteção de dados, incluindo, mas não se limitando à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia, e quaisquer outras legislações locais relevantes.

• Consentimento: Ao utilizar o OBT TOOU, os usuários fornecem seu consentimento explícito para o tratamento de seus dados pessoais conforme descrito nesta política. Este consentimento pode ser revogado a qualquer momento, embora isso possa limitar a capacidade de usar o sistema.
• Finalidade: Os dados pessoais coletados serão utilizados exclusivamente para as finalidades descritas nesta política e não serão tratados de maneira incompatível com essas finalidades. Qualquer uso adicional de dados pessoais para uma nova finalidade requererá novo consentimento dos titulares dos dados.

Seus Direitos como Titular de Dados

Como titular dos dados, você possui uma série de direitos garantidos por lei, incluindo, mas não se limitando a:

• Acesso: Direito de solicitar acesso aos dados pessoais que mantemos sobre você.
• Retificação: Direito de corrigir dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Eliminação: Direito de solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, exceto nos casos em que a retenção seja necessária para o cumprimento de uma obrigação legal ou regulatória.
• Portabilidade: Direito de solicitar a transferência dos seus dados pessoais a outro fornecedor de serviço ou produto.
• Revogação do Consentimento: Direito de revogar o consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento realizado antes da revogação.
• Oposição: Direito de se opor ao tratamento de seus dados pessoais em determinadas circunstâncias.

Para exercer qualquer um desses direitos, entre em contato com nosso time de suporte através dos canais disponíveis no sistema.

Dados Pessoais Coletados

Os dados pessoais que coletamos podem incluir:

• Dados de Identificação: Nome, CPF, e-mail, número de telefone, e outros dados de contato.
• Dados de Viagem: Informações sobre as viagens corporativas realizadas, incluindo destinos, datas, preferências de viagem, e serviços solicitados.
• Dados de Acesso: Histórico de login, preferências do usuário dentro do sistema, e dados coletados automaticamente por cookies e outras tecnologias.
• Dados Financeiros: Informações relacionadas a relatórios de despesas, adiantamentos, e outros registros financeiros que possam ser processados através do sistema.

Retenção de Dados Pessoais

Os dados pessoais serão mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir com as finalidades descritas nesta política, ou conforme exigido por lei. A retenção dos dados será revisada periodicamente, e os dados que não forem mais necessários serão excluídos ou anonimizados de maneira segura.

Critérios para retenção:

• Dados de Identificação e Acesso: Mantidos enquanto o usuário possuir uma conta ativa no OBT TOOU e por um período adicional conforme exigido por leis ou regulamentos.
• Dados de Viagem: Mantidos pelo tempo necessário para o cumprimento das finalidades contratuais e legais.
• Dados Financeiros: Mantidos pelo período necessário para a conformidade com requisitos legais, especialmente os relacionados à legislação tributária e de prestação de contas.

Como Protegemos Seus Dados Pessoais

O OBT TOOU adota uma série de medidas técnicas e organizacionais para garantir a segurança dos seus dados pessoais, incluindo:

• Criptografia: Todos os dados pessoais são criptografados durante a transmissão e armazenamento para evitar acesso não autorizado.
• Controle de Acesso: Apenas pessoas autorizadas têm acesso aos dados pessoais, e esse acesso é restrito ao mínimo necessário para cumprir suas funções.
• Auditorias e Monitoramento: Realizamos auditorias regulares de segurança e monitoramos constantemente nossos sistemas para detectar e prevenir possíveis vulnerabilidades.
• Treinamento de Funcionários: Nossa equipe é treinada regularmente em práticas de segurança da informação e proteção de dados pessoais.
• Política de Senhas: Implementamos políticas rigorosas de senhas e autenticação de usuários para impedir o acesso não autorizado.

Essas medidas são continuamente revisadas e aprimoradas para garantir a proteção dos seus dados contra acessos não autorizados, perda, destruição ou qualquer outra forma de tratamento inadequado.

Compartilhamento de Dados

O OBT TOOU compartilha seus dados pessoais apenas quando necessário e sempre de acordo com esta Política de Privacidade:

• Com Provedores de Serviço: Compartilhamos dados com terceiros que fornecem serviços em nosso nome, como hospedagem de servidores, processamento de pagamentos, suporte técnico, e outros serviços operacionais. Esses terceiros são contratualmente obrigados a proteger seus dados pessoais e usá-los apenas para os fins acordados.
• Com Autoridades Legais: Podemos compartilhar seus dados pessoais com autoridades governamentais ou outras entidades quando exigido por lei, regulamento, processo legal, ou ordem judicial, ou quando acreditamos que a divulgação é necessária para proteger nossos direitos ou para garantir a segurança dos usuários do OBT TOOU.
• Em Caso de Fusões ou Aquisições: Caso o OBT TOOU passe por uma fusão, aquisição ou venda de ativos, seus dados pessoais poderão ser transferidos para a nova entidade controladora, desde que essa entidade continue a proteger seus dados conforme esta política.

Nós não vendemos, alugamos ou comercializamos seus dados pessoais com terceiros para fins de marketing.

Responsabilidade

O OBT TOOU é responsável pelo tratamento dos dados pessoais conforme descrito nesta Política de Privacidade e se compromete a cumprir todas as normas legais aplicáveis à proteção de dados pessoais. Em caso de incidentes relacionados à segurança de dados, tomaremos todas as medidas necessárias para mitigar os impactos e notificar as autoridades competentes e os titulares dos dados, conforme exigido pela legislação.

Nossa responsabilidade inclui:

• Garantir a segurança e a privacidade dos dados pessoais dos usuários.
• Responder prontamente a quaisquer solicitações ou reclamações dos titulares de dados em relação aos seus direitos.
• Manter a transparência em relação ao uso e ao tratamento dos dados pessoais.

Atualização desta Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças em nossas práticas de tratamento de dados, alterações legais ou regulatórias, ou melhorias em nossos serviços.

• Notificação de Mudanças: Sempre que houver uma atualização significativa nesta política, os usuários serão notificados através dos canais de comunicação fornecidos, como e-mail ou notificações dentro do sistema.
• Aceitação das Alterações: A continuação do uso do OBT TOOU após a notificação de alterações será considerada como aceitação das mesmas. Recomendamos que os usuários revisem esta política regularmente para se manterem informados sobre como protegemos seus dados pessoais.
• Data de Vigência: Cada versão atualizada desta Política de Privacidade incluirá uma "Data de Vigência", indicando quando as alterações entram em efeito.

Disposições Gerais

Estes Termos de Uso podem ser alterados a qualquer momento para melhor refletir as necessidades operacionais e legais do OBT TOOU. Recomendamos que o Administrador e os usuários revisem periodicamente os Termos para se manterem atualizados sobre quaisquer mudanças.

Contato

Para dúvidas ou suporte, entre em contato com o nosso time pelo chat, WhatsApp ou através da nossa central de ajuda.

Esses Termos de Uso e Política de Viagem visam garantir uma experiência eficiente e personalizada para sua empresa e seus colaboradores ao utilizar o OBT TOOU.